Seit einem Jahr arbeitet das Bauamt der Stadt Mannheim digital. Seit der Einführung des „virtuellen Bauamts“ (ViBa) zum 1. April 2024 werden Baugenehmigungen vom Antrag bis zur Genehmigung ausschließlich elektronisch eingereicht und digital weiterbearbeitet. Seit Februar 2025 können nun auch die fertigen Bescheide durch die Nutzung von digitalen Siegeln elektronisch übermittelt werden. Damit ist der gesamte Prozess papierlos. Rund 1.000 digitale Anträge wurden in den vergangenen zwölf Monaten gestellt. 

„Die Kommunikation mit der Baurechtsbehörde wird durch das virtuelle Bauamt verbessert und beschleunigt. Der digitale Vorgangsraum als Herzstück für Bauherren, Planer, Bauamt und alle anderen beteiligten Behörden schafft Transparenz, weil der Bearbeitungsstand jederzeit in Echtzeit abgerufen werden kann“, sagt der für Bauen und Stadtentwicklung zuständige Bürgermeister Ralf Eisenhauer.

Quasi wie in einem Chat können im Baugenehmigungsverfahren Rückfragen gestellt und Unterlagen nachgereicht werden. Zweimal wöchentlich besteht die Möglichkeit, bei der telefonischen „ViBa-Hotline“ serviceorientiert Hilfestellung zu allen Fragen rund um das „virtuelle Bauamt“ und die digitale Antragstellung zu erhalten. Da die Prozesse bei der Bearbeitung der Bauanträge stetig optimiert wurden und sich ihr Umgang gefestigt hat, nimmt die Anzahl der Anrufe bei der Hotline schrittweise ab. 

Hintergrund
Das „virtuelle Bauamt“ ist ein Angebot des Ministeriums für Landesentwicklung und Wohnen (MLW) Baden-Württemberg. Fast alle Bauämter im Land werden perspektivisch die hierfür zur Verfügung gestellte Software des Landes nutzen. Mannheim war als eine der ersten Baurechtbehörden einer Großstadt Vorreiter im Prozess.

Informationen rund ums „virtuelle Bauamt“ sowie die Antragstellung gibt es unter www.mannheim.de/virtuelles-bauamt.

Wie funktioniert das virtuelle Bauamt?
Das „virtuelle Bauamt Baden-Württemberg“ (ViBa-BW), das seit 1. April 2024 in Mannheim verpflichtend gilt, ist eine End-to-End-Lösung: Der Prozess der digitalen Bauanträge über ViBa-BW umfasst die Eingabe, das Hochladen, die Freizeichnung und das Einreichen aller für die digitale Antragstellung notwendigen Informationen und Unterlagen durch die Antragstellenden. Voraussetzung für die Einreichung eines digitalen Bauantrags ist ein ELSTER-Unternehmenskonto oder ein Nutzerkonto Bund (Bundes-ID) für die private Bauherrschaft.
Die digitale Prüfung der Antragsunterlagen durch die Baurechtsbehörde, die Zusammenarbeit der Baurechtsbehörde mit den zu beteiligenden Fachbehörden sowie die Kommunikation mit den Antragstellenden über eine Nachrichtenfunktion zur Klärung von Fragen und der Nachforderung bzw. Nachreichung von Unterlagen ergänzen den Funktionsumfang der Online-Plattform.

Die Akzeptanz der Online-Plattform bei den Antragstellenden ist in Mannheim insgesamt sehr gut.

Nach der Optimierung der Antragstellung und der Kommunikation zwischen Baurechtsbehörde und Antragstellenden, steht in den nächsten Monaten in Mannheim die Anbindung der Online-Plattform an das Fachverfahren, in dem die Anträge von den Sachbearbeitenden bearbeitet werden, an.

Das Ministerium für Landesentwicklung und Wohnen realisiert aktuell die technischen Schnittstellen mit den Fachverfahrensanbietern in Test- und Pilotumgebungen mit dem Ziel, dass bis Jahresende die meisten der Fachverfahrenshersteller in Baden-Württemberg mit dem Portal direkt kommunizieren können. Auch Mannheim wird die Anbindung des Fachverfahrens vornehmen.

Von der Schnittstelle erwartet man sich in Mannheim eine vereinfachte Bearbeitungsmöglichkeit der zahlreichen digitalen Dokumente, die in einem Antragsverfahren erzeugt werden. Es wird sich zeigen, ob durch diese Maßnahme die internen Prozesse maßgeblich beschleunigt werden können und eine weitere Entlastung für die Sachbearbeitenden entstehen kann.