Datenschutz zum Neujahrsempfang

Informationen zur Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahmen für den Neujahrsempfang der Stadt Mannheim gemäß Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Anlass und Gegenstand der Verarbeitung

Der Neujahrsempfang setzt die Tradition des über Jahre etablierten Neujahrsempfangs der Stadt Mannheim aktuell fort. Dieses Veranstaltungsformat genießt besondere Aufmerksamkeit und Interesse der Öffentlichkeit. Bestandteil der Veranstaltung ist daher auch eine angemessene Information der Öffentlichkeit über die Veranstaltung und ihren Ablauf. Im Rahmen Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung als Redner*in, Aussteller*in oder Besucher*in verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten als verantwortungsbewusster Verantwortlicher sorgsam nur, um die Veranstaltung angemessen zu organisieren, durchzuführen und nachzubereiten.

2. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Stadt Mannheim
Fachbereich Internationales, Europa und Protokoll
Rathaus E 5 | 68159 Mannheim
E-Mail: 19VeranstaltungenundProtokoll@mannheim.de

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Stadt Mannheim
Rechtsamt – Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
E 4, 10 | 68159 Mannheim
E-Mail: datenschutz@mannheim.de

4. Kategorien und Herkunft der personenbezogenen Daten sowie Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten (wie Anrede, Vor- und Nachname, Kontaktdaten wie Anschrift und E-Mail-Adresse und ggf. ergänzende Angaben zu Ihrer Teilnahme) werden auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e) DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz zur ordnungsgemäßen Durchführung der Veranstaltung, die den öffentlichen Aufgaben der Stadt Mannheim zuzurechnen ist, verarbeitet.

Zusätzlich möchten wir über die Veranstaltung online wie auch offline berichten und Interessierten authentische Eindrücke von der Veranstaltung vermitteln, um dem öffentlichen Interesse am Neujahrsempfang als bedeutendem Ereignis der Stadt Rechnung zu tragen. Zu diesem Zweck werden über den Verlauf der Veranstaltung Bild- und Videoaufnahmen angefertigt, auf denen auch Sie abgebildet sein können. Diese Aufnahmen werden in den Informationsblättern und Websites der Stadt sowie in einer Online-Galerie auf der Website des beauftragten Fotografen veröffentlicht. Die Aufnahmen halten sich in dem insoweit üblichen Rahmen. Es stehen dabei in der Regel nicht einzelne abgelichtete Personen im Vordergrund, sondern die Berichterstattung über die Veranstaltung und die Vernetzung der Stadt Mannheim als ganzes. Wir werden entsprechend bei der Anfertigung der Aufnahmen und vor deren Veröffentlichung darauf achten, dass bei den Aufnahmen der Fokus auf der Veranstaltung insgesamt liegt und einzelne Anwesende nicht in unangemessener Weise herausgestellt werden. Die Aufnahmen dienen dazu, die interessierte Öffentlichkeit über den angesehenen Neujahrsempfang zu informieren und basieren daher auf Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e) DSGVO, § 4 Landesdatenschutzgesetz und §§ 22, 23 KunstUrhG.
Eine Übersicht der Aussteller*innen mit deren Ständen, Kontaktdaten und einem kurzen Informationstext wird für Interessierte in der App zum Neujahrsempfang veröffentlicht, um Besucher*innen ein Programmheft bereitzustellen und eine einfache Orientierung auf der Veranstaltung zu ermöglichen. Dies ist Teil der ordnungsgemäßen Durchführung der Veranstaltung und erfolgt entsprechend aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e) DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz.

Für diese Prozesse erhalten die intern zuständigen Stellen der Stadt Mannheim die genannten Daten. Im Übrigen erhalten nur diejenigen Beschäftigten und Stellen der Stadt Mannheim Ihre personenbezogenen Daten, die diese zu ihrer Aufgabenerfüllung benötigen. Das gilt auch für hinzugezogene Dienstleister und Kooperationspartner der Stadt (wie Versanddienstleister und Organisationshelfer). Personenbezogene Daten werden von der Stadt Mannheim an diese Dienstleister und Partner nur übermittelt, wenn dies für die genannten Zwecke auf der vorstehend beschriebenen Grundlage erforderlich ist. Die Bild- und Tonaufnahmen während der Veranstaltung werden teilweise im Internet eingestellt und sind damit grundsätzlich weltweit durch jeden abrufbar.
Eine anderweitige Übermittlung an Dritte erfolgt nicht ohne Ihr explizites Einverständnis.

5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die für die Veranstaltung erfasst und verarbeitet werden, bleiben für die Dauer der Veranstaltung einschließlich der Nachbereitung gespeichert und werden generell nach Beendigung dieser Vorgänge gelöscht. Ausgenommen hiervon sind Daten, für die gesetzliche oder anderweitig vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten bestehen; diese werden für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gespeichert und im Anschluss routinemäßig entsprechend der gesetzlichen Regelungen gelöscht.

6. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DSGVO). Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden, wie z.B. bei dem für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg:

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 0711/6155410
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de