Datenschutz für Veranstaltungen

Informationen zum Datenschutz gemäß Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

 

1.  Anlass und Gegenstand der Veranstaltung

Zu Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten selbstverständlich sorgsam allein zum Zweck, um die Veranstaltung reibungslos durchzuführen und angemessen nachzubereiten. Die Veranstaltung ist ein regelmäßig wiederkehrendes Format, dem besonderes Interesse der Mannheimer Öffentlichkeit zukommt.

 

2.  Kontaktdaten des Verantwortlichen

Stadt Mannheim
Fachbereich Internationales, Europa und Protokoll
Rathaus E 5 | 68159 Mannheim
E-Mail: 19VeranstaltungenundProtokoll@mannheim.de

 

3.  Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Stadt Mannheim
Rechtsamt – Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
E 4, 10 | 68159 Mannheim
E-Mail: datenschutz@mannheim.de

 

4.  Umfang der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten (wie Anrede und Name, Kontaktdaten etwa E-Mail-Adresse oder Anschrift und Rückmeldungen von Ihnen) verarbeiten wir zum ordnungsgemäßen Ablauf der Veranstaltung, die im Rahmen der öffentlichen Aufgaben der Stadt Mannheim stattfindet.

Je nach Veranstaltungsprogramm können dabei u.a. Teilnehmer*innenlisten für die Redner*innen oder Namensschilder vorbereitet oder Ihre spezifischen Anforderungen (z.B. Essensvorlieben) eingeplant werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e) DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG).

Zusätzlich möchten wir über die Veranstaltung online wie auch offline berichten, damit Interessierte authentische Eindrücke von unserer Arbeit erhalten. Dies trägt dem öffentlichen Interesse an der öffentlich beworbenen Veranstaltung Rechnung. Dazu werden über den Verlauf der Veranstaltung Bild- und Videoaufnahmen angefertigt, auf denen im Einzelfall auch Sie abgebildet sein können. Diese Aufnahmen werden in den Informationsblättern und Websites der Stadt veröffentlicht, im Einzelfall wird auch eine Online-Galerie auf der Website des Fotografen erstellt. Die Aufnahmen sind auf das übliche Maß begrenzt. Es stehen in der Regel keine einzelnen abgelichteten Personen im Vordergrund, sondern die Veranstaltung als ganzes. Wir werden entsprechend prüfen, dass die Aufnahmen nicht einzelne Anwesende in ggf. unangemessener Weise herausstellen. Selbstverständlich erhalten Sie die Möglichkeit, vor Ort etwaigen Einzelaufnahmen Ihrer Person zu widersprechen bzw. an solchen Individualaufnahmen nicht teilzunehmen. Diese Öffentlichkeitsarbeit dient der Information der Bürger*innen und basiert daher auf Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e) DSGVO, § 4 LDSG und §§ 22, 23 KunstUrhG.

Wir bitten zu beachten: Daten im Internet sind grundsätzlich weltweit durch jedermann abrufbar. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Dritte die Daten speichern oder anderweitig nutzen. Im Internet sind zudem spezialisierte Archivierungsdienste aktiv, die den Inhalt einzelner Internetseiten dokumentieren, sodass im Internet veröffentlichte Daten ggf. auch nach ihrer Löschung auf der Ursprungsseite an anderer Stelle weiterhin auffindbar sind.

Eine weitergehende Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt generell nur mit Ihrer Einwilligung. Soweit Sie Ihre Einwilligung erteilen, verarbeiten wir Ihre Daten gemäß der Einwilligung, soweit und solange diese fortbesteht, z.B. bis zu einem etwaigen Widerruf. Den Widerruf können Sie ohne Gründe schriftlich oder per E-Mail uns gegenüber unter den Kontaktdaten in Ziffer 2 erklären. Im Fall des Widerrufs werden wir die betreffenden Daten, die Sie erkennen lassen, nicht mehr verwenden und im Rahmen unserer verfügbaren Möglichkeiten die Daten entfernen sowie ggf. beteiligte Partner über den Widerruf informieren.

 

5.  Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die Daten erhalten die intern zuständigen Stellen der Verantwortlichen. Im Übrigen erhalten nur diejenigen Beschäftigten und Stellen der Verantwortlichen personenbezogene Daten, die diese zu ihrer Aufgabenerfüllung benötigen. Das gilt auch für hinzugezogene Dienstleister und Kooperationspartner der Verantwortlichen (wie technische Service-Anbieter, Organisationshelfer, Fotografen). Personenbezogene Daten werden von der Verantwortlichen an diese Dienstleister und Partner nur übermittelt, wenn dies für die genannten Zwecke auf der vorstehend beschriebenen Grundlage erforderlich ist.

 

6.  Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die für die Veranstaltung erfasst und verarbeitet werden, bleiben für die Dauer der Veranstaltung einschließlich der Nachbereitung und Berichterstattung gespeichert und werden nach den gesetzlichen Vorschriften gelöscht, sobald die Daten nicht mehr benötigt werden. Ausgenommen hiervon sind Daten, für die gesetzliche oder anderweitig vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten bestehen; diese werden für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gespeichert und im Anschluss routinemäßig entsprechend der gesetzlichen Regelungen gelöscht.

 

7.  Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DSGVO). Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden, wie z.B. bei dem für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32 | 70025 Stuttgart
Telefon: 0711/6155410
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de